Do autor: Boa sorte, senhoras e senhores, na difícil tarefa da gestão! "Comunicação na empresa: armadilhas e oportunidades" Hoje quero falar sobre comunicação na uma empresa. O objeto é tão cotidiano e familiar que se perde de vista, como uma mão que se aproxima do rosto. Conversamos, escrevemos, recebemos cartas, ordens, instruções, ouvimos... O que há de tão complicado aqui que vale a pena falar? Acredite, é de vital importância para um gestor falar e pensar sobre comunicação na sua empresa! O que torna a gestão da empresa eficaz? Existem três centros de eficiência de gestão empresarial: · eficácia pessoal do gestor (capacidade de analisar, planear, influenciar os outros, auto-organização, método de tomada de decisão, poder pessoal, controlo e monitorização) · eficácia do pessoal subordinado (motivação, mentoria, delegação, formação de equipes, disciplina) · comunicação eficaz na empresa (capacidade de fazer perguntas, ouvir, dar e receber feedback, entrar em conflito construtivamente, realizar formas coletivas de criatividade). Assim, um componente muito importante de uma gestão eficaz é a comunicação na empresa! Vamos começar com uma breve introdução. O que é comunicação? Este é o processo de transferência de informações de uma pessoa, grupo ou organização para outra pessoa, grupo ou organização. Numa empresa existem fluxos de informação “de cima para baixo”, “de baixo para cima”, “horizontalmente”. O fluxo mais desenvolvido “de cima para baixo” são instruções, ordens, regras, padrões da gestão. O intercâmbio entre departamentos e especialistas é um fluxo horizontal. Fluxo ascendente menos desenvolvido. Embora a sua importância tenha crescido juntamente com a alfabetização e a educação do pessoal comum e o aumento da concorrência. A comunicação pode ser formal (diz respeito aos processos de produção e comunicação empresarial) e informal (não relacionada com funções de produção desempenhadas pelos funcionários, rumores e fofocas). A comunicação informal é de natureza ilegal e tem duas propriedades: uma alta velocidade de propagação e um alto grau de disseminação. distorção, o que é perigoso para qualquer empresa. A comunicação tem muitos tipos. O mais comum e usado ativamente é o oral. Além disso, há comunicação escrita, de vídeo e de áudio. Os comunicadores avançados estão sujeitos às técnicas de comunicação verbal (transmissão de informação através de símbolos da linguagem humana) e não verbal (transmissão de informação através de movimentos do corpo humano - gestos, pantomima). Qual o papel da comunicação no sucesso de uma empresa? A empresa é ao mesmo tempo um todo (uma equipa) e composta por partes (divisões, colaboradores). Tem simultaneamente um desejo de unificação, de reconhecimento do “nós” (somos ambos montadores no departamento de produção!) e de autonomia, um desejo de. reconhecimento de um “I” único (sou o instalador mais qualificado e com experiência única no departamento de produção). Uma boa comunicação permite ao gestor alinhar os objetivos de cada colaborador com os objetivos da empresa. Então todos alcançam os resultados pretendidos num único impulso. Se a comunicação for fraca, então nos deparamos com uma situação da fábula de Krylov “Cisne, Câncer e Lúcio”. Gostaria de apresentar-lhes as armadilhas da comunicação. A primeira armadilha da comunicação é chamada de especulação. Dá origem a rumores e fofocas na empresa, que minam imperceptivelmente a sua força e coesão. Os limites da imaginação são ilimitados: podemos facilmente imaginar um limão azedo, perfumado e suculento em gotas de suco e imaginar as paisagens de Marte. É intolerável uma pessoa “não saber” da situação, é simplesmente perigoso! Mas e se você não puder “saber”? Como se acalmar, como começar a administrar a situação? Claro, imagine o desconhecido! A segunda armadilha da comunicação é a falta de um vocabulário comum e de um aparato conceitual, ou, mais simplesmente, de uma linguagem! Tudo aqui parece simples: você precisa falar chinês com um chinês para que ele entenda o que você quer. Você já tentou perguntar a seus subordinados se eles entendem sua língua? Antes de dizer “paralelo”, “perpendicular” é preciso conhecer o sinalseja uma pessoa com geometria. A terceira armadilha da comunicação é a interferência na comunicação: 1. Perda e distorção por falta de palavras para definir com precisão os pensamentos 2. Perda e distorção por falta de tempo para dizer o que precisa ser dito 3. Perda e distorção por fato que o interlocutor não se lembra das informações, “o cérebro está fervendo”, “névoa na cabeça” 4. Perdas e distorções por interferência de fundo (alguém está distraído, os telefones tocam, os clientes estão esperando, dores de cabeça, necessidades naturais não são satisfeitas, etc.)5. Perdas e distorções pelo fato de o interlocutor não considerar que tudo o que é necessário dizer está oculto6. Perdas e distorções pelo fato do interlocutor não ouvir, “estar com a cabeça nas nuvens” 7. Perdas e distorções pelo fato do interlocutor não compreender a informação total ou parcialmente 8. Perdas e distorções por consciência diferente do problema , por causa da atitude em relação a ela e ao interlocutor A próxima armadilha da comunicação é a confusão e a perda de informações ao passar por vários “receptores” e “tradutores”. Lembre-se do jogo infantil "Telefone Quebrado"! Como todos nós rimos do jargão resultante! Riremos se as informações comerciais se tornarem tão absurdas? Duvido! A armadilha da espera! Quando esperamos informações de determinado formato e conteúdo, temos dificuldade em perceber outras informações inesperadas ou inconsistentes. Nós automaticamente o rejeitamos, mas pode ser muito importante e valioso. Assumimos o que precisamos, mas Deus provê! Eram armadilhas de comunicação geradas pela escassez, e existem armadilhas do excesso. Informação é uma coisa complicada! Tanto a sua falta como o seu excesso são perigosos para um líder. Se imaginarmos uma organização como uma pirâmide de informações em que o fluxo de informações vai do gestor para baixo, fica claro que o gestor sozinho não “afogará” os funcionários dos “andares inferiores” da estrutura organizacional com informações. Mas se o gestor concordar em receber todas as informações “de baixo”, ele não ficará satisfeito, pois há muitos funcionários que são fontes de informação. Esta é uma pirâmide invertida com um líder na base. Daí a necessidade de definir filtros, aumentar blocos de informação na proporção de “7 mais ou menos 2” e agrupá-los em formatos fáceis de lembrar. Fomos apresentados a algumas armadilhas de comunicação. Algumas dicas de como evitá-los: 1. Desenvolvendo uma estratégia para o desenvolvimento da comunicação intraorganizacional. Não confunda Sistemas de Informação e Comunicação Interna! Comunicação é relacionamento entre pessoas. E o SI é apenas um meio de transmissão e processamento de dados. Ao introduzir sistemas de informação, leve em consideração as opiniões e características de quem os utilizará. 2. Eliminar o fenômeno da “arrogância gerencial”. Não permita que você e outros gerentes falem depreciativamente sobre as habilidades intelectuais e outras de todos os outros funcionários. Não existem maus funcionários, mas existem funcionários que os gestores não conseguiram selecionar, organizar, treinar, motivar, controlar! Está errada a opinião de que entregadores, lojistas e consultores de vendas não podem se tornar fonte de informações úteis para a empresa! Você simplesmente não conseguiu organizá-los! 3. “Abrir caminhos”: toda empresa possui canais de comunicação informais que já funcionam há muito tempo e são produtivos. Se a gestão os ignorar, então esta é uma tentativa de combater os peões com um sinal “Não ande nos relvados”. Em vez de lutar, canais informais devem ser formalizados e usados ​​para promover informações de cima. Deixe que informações sobre inovações sejam espalhadas em vez de fofocas. 4. Não permitir que os colaboradores fantasiem sobre as formas de coleta e transmissão de informações: desenvolver formulários e regulamentos documentais, testá-los na prática, discutir com os usuários internos, cumprir o Despacho e implementar. 5. Implementar um “Programa de Eliminação de Barreiras à Comunicação”: E para isso, encontre-as na empresa! Preste atenção nas áreas de trabalho onde os funcionários reclamam com mais frequência de inconsistências nas ações, de intempestividades)